5 workflows die je vandaag al kunt automatiseren

In veel organisaties slurpen terugkerende taken tijd en energie weg. Denk aan het telkens opnieuw invoeren van klantgegevens, het rondsturen van documenten of het versturen van standaard e-mails. Het zijn vaak geen ingewikkelde taken, maar samen kosten ze uren per week en zorgen ze voor frustratie. Het goede nieuws: veel van deze processen kun je vandaag al automatiseren. Met no-code tools en slimme koppelingen zet je repetitief werk om in workflows die vanzelf lopen. Hier bespreken we vijf voorbeelden waarmee je direct tijd wint en fouten voorkomt.

1. Nieuwe klantgegevens automatisch verwerken

Wanneer een nieuwe klant zich aanmeldt of een offerte accepteert, moeten de gegevens vaak in meerdere systemen terechtkomen: CRM, facturatie, projectmanagement. Handmatig invoeren is niet nodig. Met een eenvoudige workflow zorg je dat één invoer overal wordt doorgezet. Zo heb je altijd actuele klantdata en bespaar je tijd.

2. Documenten automatisch laten goedkeuren

Veel bedrijven werken met interne goedkeuringsflows: offertes, contracten of declaraties die door meerdere mensen moeten worden nagekeken. Dit verloopt vaak via losse e-mails en bijlages. Door een workflow te maken die documenten automatisch doorstuurt naar de juiste persoon en een melding geeft als er goedkeuring nodig is, voorkom je vertraging en zoekwerk.

3. Automatisch statusupdates sturen

Projecten en dossiers bevatten veel mijlpalen waarover betrokkenen op de hoogte moeten blijven. In plaats van telkens zelf een update te sturen, kun je dit automatiseren. Zodra een taak wordt afgerond of een status verandert, gaat er automatisch een bericht naar het team of de klant. Dit kan via e-mail, Slack of zelfs direct in een portaal. Zo blijft iedereen zonder extra moeite up-to-date.

4. Urenregistratie en facturatie koppelen

Het registreren van gewerkte uren en deze vertalen naar facturen is een typisch voorbeeld van een proces dat foutgevoelig is. Door een workflow te bouwen die gewerkte uren automatisch doorstuurt naar het facturatiesysteem, voorkom je dubbel werk en blijft de administratie kloppend. Het scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook dat facturen sneller de deur uitgaan.

5. Intakeformulieren direct koppelen aan systemen

Veel organisaties werken met intake- of inschrijfformulieren. De ingevulde gegevens komen vaak eerst in een mailbox terecht en moeten vervolgens handmatig worden overgenomen. Door het formulier te koppelen aan je CRM, projectmanagementsysteem of marketingtool, worden de gegevens direct goed verwerkt. Dit verkleint de kans op fouten en geeft een snelle start van het proces.

Automatisering hoeft dus niet ingewikkeld te zijn. Door klein te beginnen met workflows die direct veel tijd en frustratie besparen, merk je snel resultaat. Minder handwerk, minder fouten en meer focus op het werk dat er echt toe doet. Wil je ontdekken welke workflows in jouw organisatie de grootste winst opleveren? Plan een gratis Automation QuickScan. In één sessie brengen we de quick wins in kaart en laten we zien hoe je vandaag nog tijd kunt besparen.