Data verzamelen uit meerdere tools: zo pak je het aan

Veel organisaties werken met verschillende tools: een CRM-systeem voor klanten, projectmanagementsoftware voor de voortgang, een boekhoudpakket voor de financiële administratie en marketingtools voor campagnes. Handig, want elk pakket doet waar het goed in is. Maar de keerzijde is duidelijk: data raakt verspreid, dubbel werk ligt op de loer en overzicht ontbreekt. Het gevolg: foutgevoelige processen en beslissingen die gebaseerd zijn op onvolledige informatie. Met een gestructureerde aanpak verzamel je data uit meerdere tools en zet je dit om in één betrouwbaar overzicht dat jouw organisatie echt vooruithelpt.

Waarom verspreide data een probleem is

Verspreide data lijkt misschien niet direct een groot probleem. Je kunt immers altijd inloggen in een systeem of een export draaien. Maar in de praktijk kost dit veel tijd en levert het frustratie op.

Wanneer informatie in losse silo’s staat, krijg je te maken met:

• Dubbel werk: dezelfde gegevens worden in meerdere systemen ingevoerd.
• Fouten: inconsistenties ontstaan wanneer data niet synchroon loopt.
• Gebrek aan inzicht: er is geen centraal overzicht om snel de juiste keuzes te maken.

Juist nu organisaties meer datagedreven willen werken, vormt dit een serieus risico.

Stap 1 – Breng je datastromen in kaart

De eerste stap is overzicht creëren. Maak een lijst van alle tools die je organisatie gebruikt en noteer per systeem welke data erin zit. Denk aan:

• CRM: klantgegevens, contactmomenten, offertes
• Projectmanagement: taken, deadlines, uren
• Boekhouding: facturen, betalingen, kosten
• Marketing: campagnes, leads, resultaten

Kijk vervolgens waar de overlap zit. Vaak blijken dezelfde gegevens op meerdere plekken te bestaan. Zo zie je direct waar het meeste dubbel werk ontstaat en welke koppelingen de grootste waarde opleveren.

Stap 2 – Kies de juiste manier van koppelen

Er zijn verschillende manieren om data uit meerdere tools te verzamelen. Welke methode geschikt is, hangt af van de situatie en de gebruikte systemen.

1. Handmatig exporteren en importeren – eenvoudig, maar tijdrovend en foutgevoelig.
2. Standaard integraties – ingebouwde koppelingen werken goed, maar zijn vaak beperkt.
3. No-code integratieplatforms – met Zapier, Make of n8n koppel je systemen snel en flexibel.
4. Maatwerk API-koppelingen – robuust en schaalbaar, ideaal bij complexe situaties of ontbrekende standaardintegraties.

Belangrijk is dat de gekozen aanpak niet alleen nu werkt, maar ook toekomstbestendig is. Bedrijven groeien, processen veranderen en systemen worden vervangen. Zorg dat de koppelingen mee kunnen bewegen.

Stap 3 – Structuur en centrale opslag

Als de datastromen lopen, is het essentieel om een centrale plek te creëren waar de informatie samenkomt. Dit wordt vaak een “single source of truth” genoemd. Dit kan een spreadsheet, database of een toegankelijk dashboard zijn. Het belangrijkste is dat er één versie van de waarheid bestaat waar iedereen op vertrouwt. Daarnaast is het cruciaal om heldere definities vast te leggen. Wat bedoelen we precies met “actieve klant”, “lopende projecten” of “omzet”? Zonder eenduidigheid kunnen integraties alsnog verwarring veroorzaken. Met een goed ingericht dashboard of portaal maak je informatie niet alleen centraal beschikbaar, maar ook direct bruikbaar voor teams.

Stap 4 – Begin klein en schaal op

Het is verleidelijk om meteen alle systemen te willen koppelen. Toch werkt het beter om klein te beginnen. Kies één of twee koppelingen die direct veel tijd besparen of frustratie wegnemen. Bijvoorbeeld het automatisch doorzetten van nieuwe klanten uit het CRM naar de boekhouding. Zo’n eerste quick win laat meteen zien wat automatisering oplevert en creëert draagvlak binnen het team. Vanuit daar kun je stap voor stap uitbreiden naar een volledig geïntegreerd datalandschap. Door iteratief te werken blijft het overzichtelijk en voorkom je dat een project te groot of complex wordt.

Data verspreid over meerdere tools zorgt voor inefficiëntie, fouten en een gebrek aan inzicht. Door je datastromen in kaart te brengen, de juiste koppelingen te kiezen en te zorgen voor een centrale bron van waarheid, voorkom je dubbel werk en vergroot je betrouwbaarheid. Het resultaat: een organisatie die sneller en beter kan sturen op basis van actuele informatie. Wil je weten waar voor jouw organisatie de meeste winst te behalen valt? Plan een gratis Automation QuickScan. In één sessie brengen we samen de quick wins in kaart en laten we zien hoe je direct meer grip krijgt op je data.