Wat is een goede KPI en wat niet?

Iedere organisatie wil datagedreven werken en daarom sturen managers en teams vaak op KPI’s: key performance indicators. Maar niet elke KPI is een goede KPI. Soms zijn de cijfers niet concreet, meten ze iets dat eigenlijk niet relevant is, of zijn ze zo breed dat niemand er echt grip op krijgt. Het gevolg is dat er wel veel data beschikbaar is, maar weinig inzicht. In dit artikel leggen we uit wat een KPI sterk maakt, welke valkuilen je moet vermijden en hoe je zorgt dat je indicatoren echt bijdragen aan betere beslissingen.

Wat maakt een KPI goed?

Een goede KPI is een meetpunt dat duidelijk en actiegericht is. Het geeft direct inzicht in hoe je organisatie of proces presteert en laat zien of je op koers ligt. Om een KPI goed te laten werken, moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Specifiek – het moet exact duidelijk zijn wat je meet.
• Meetbaar – de data moet betrouwbaar en objectief te verzamelen zijn.
• Relevant – de KPI moet aansluiten bij de organisatiedoelen.
• Tijdgebonden – je meet in een bepaalde periode, zodat je ontwikkeling kunt volgen.

Een goed voorbeeld is: “Aantal nieuwe klanten per maand”. Dat is concreet, meetbaar en direct verbonden aan groei.

Wanneer is een KPI géén goede KPI?

Niet elke meetwaarde helpt je vooruit. Veel organisaties maken de fout om willekeurig data te kiezen, zonder na te denken of dit echt iets zegt. Een KPI is geen doel op zich.

Veelvoorkomende slechte KPI’s zijn:

• Te vaag: “Verbetering van klanttevredenheid” zonder duidelijke meetmethode.
• Niet beïnvloedbaar: “Marktaandeel in de sector” – vaak te groot en afhankelijk van externe factoren.
• Te veel KPI’s: als je er tientallen bijhoudt, verliest iedereen de focus.
• Geen link met strategie: meten om het meten levert alleen extra werk op.

Een slechte KPI zorgt ervoor dat teams rapporteren zonder dat iemand weet wat de cijfers betekenen of hoe ze moeten handelen.

Hoe kies je de juiste KPI’s?

Het begint bij de strategie en de doelstellingen van je organisatie. Stel jezelf steeds de vraag: Wat wil ik bereiken en hoe meet ik of ik dichterbij kom?

Een praktisch stappenplan:

1. Bepaal de doelen – bijvoorbeeld groei, klanttevredenheid, efficiëntie.
2. Vertaal doelen naar kernvragen – zoals: “Hoeveel nieuwe klanten komen erbij per kwartaal?”
3. Kies KPI’s die antwoord geven op die vragen – bijv. “Nieuwe klanten per kwartaal” of “Gemiddelde doorlooptijd van offertes”.
4. Leg definities vast – iedereen moet hetzelfde verstaan onder begrippen als “klant” of “project”.
5. Visualiseer en monitor – zet KPI’s in een dashboard zodat ze levendig en bruikbaar zijn.

Zo zorg je dat KPI’s niet alleen data opleveren, maar ook richting geven.

Het belang van consistentie

Een KPI is alleen waardevol als je hem consequent meet en vergelijkt. Een losse meting zegt weinig. Pas als je de ontwikkeling over tijd ziet, kun je trends herkennen en gericht ingrijpen.

Daarnaast is het cruciaal dat KPI’s betrouwbaar worden bijgehouden. Dubbele invoer of verspreide data maakt cijfers onbetrouwbaar. Automatisering kan hier helpen: door data uit verschillende tools centraal te verzamelen, voorkom je fouten en krijg je consistente stuurinformatie.

KPI’s zijn pas krachtig wanneer ze concreet, relevant en betrouwbaar zijn. Te vage of onbruikbare cijfers leiden tot verwarring en verkeerde keuzes. Door bewust de juiste indicatoren te kiezen en die consistent te monitoren, maak je van data echt een stuurmiddel. Wil je weten of jouw organisatie met de juiste KPI’s werkt en hoe je datavisualisatie betrouwbaar inricht? Neem dan contact op. Samen brengen we in kaart welke KPI’s ertoe doen en hoe je ze slim kunt monitoren.