Hoe kantoor Booky handmatig werk elimineerde met slimme automatisering

Administratiekantoor Booky liep tegen een probleem aan dat veel kantoren herkennen: talloze uren gingen verloren aan handmatig werk buiten de kernactiviteiten om. Vooral in de fases van sales, onboarding en facturatie werd er veel tijd besteed aan administratieve taken. Automify hielp Booky om deze processen nagenoeg volledig te automatiseren. Door een centrale masterdatabase te bouwen en cruciale workflows te koppelen, veranderde Booky zijn manier van werken fundamenteel. Het resultaat: minder handmatig werk, meer overzicht en een kantoor dat klaar is voor schaalbare groei.

Uitdaging

Booky liep tegen drie knelpunten aan:

• Data zat verspreid in verschillende systemen en werd handmatig bijgehouden.
• De onboarding van nieuwe klanten bestond uit veel losse en foutgevoelige stappen.
• Facturatie vroeg dubbel werk door gebrek aan koppeling tussen projectmanagement en boekhouding.

Dit zorgde voor inefficiëntie, vertraging en frustratie in het team.

Aanpak

Automify pakte de uitdaging in drie fases aan:

1. Masterdatabase en dashboards
   Alle beschikbare data uit de verschillende systemen werd gekoppeld in een centrale database: de single source of truth. Vanuit deze basis werden automatiseringen aangestuurd en dashboards ontwikkeld die KPI’s voor zowel team als management inzichtelijk maken.
2. Automatisering onboardingfase
   • Nieuwe klanten krijgen automatisch onboardingmails.
   • Accounts worden direct aangemaakt in de benodigde software.
   • Een klantenmap in Google Drive wordt automatisch opgezet.
   • Getekende offertes worden opgeslagen op de juiste plek.
   • Persoonsgegevens en machtigingscodes worden automatisch uitgevraagd én opgevolgd.
3. Automatisering facturatiefase
   ClickUp werd gekoppeld aan Yuki. Zodra taken worden voltooid, wordt er automatisch een verkoopfactuur klaargezet om te versturen.

Resultaat

De impact voor Booky was groot:

• Efficiëntie: vrijwel al het handmatige werk in sales, onboarding en facturatie is geëlimineerd.
• Consistentie: elk klantdossier wordt op dezelfde gestructureerde manier opgezet.
• Inzicht: dashboards geven realtime overzicht in prestaties en KPI’s.
• Schaalbaarheid: processen groeien mee zonder dat extra handwerk nodig is.

Dankzij de combinatie van systeemkoppelingen, een masterdatabase en workflowautomatisering heeft Booky zijn bedrijfsvoering radicaal verbeterd. Het kantoor werkt sneller, met minder fouten en heeft meer ruimte om zich te richten op klantadvies en groei. Wil je weten hoe jouw organisatie vergelijkbare processen kan automatiseren? Plan een gratis Automation QuickScan. Samen brengen we de quick wins in kaart en laten we zien hoe automatisering direct waarde oplevert.