Hoe RCCS 1,5 FTE bespaart met een geautomatiseerd klantportaal

RCCS is een waardetransportbedrijf waar klanten regelmatig bestellingen plaatsen voor rollen wisselgeld. Tot voor kort verliep dit proces via een Excel-besteltemplate die klanten invulden en per mail verstuurden. Bij ontvangst werden de gegevens handmatig ingevoerd in Exact Globe, een tijdrovende en foutgevoelige klus. Met ruim 1,5 FTE die dagelijks bezig was met het verwerken van bestellingen, liep RCCS tegen de grenzen van efficiëntie aan. Automify hielp het bedrijf om dit proces volledig te digitaliseren en te automatiseren.

Uitdaging

Het bestelproces bracht meerdere problemen met zich mee:

• Klanten gebruikten vaak verouderde Excel-besteltemplates, wat leidde tot fouten of onvolledige bestellingen.
• Handmatige invoer van bestellingen in Exact Globe zorgde voor vertraging en verhoogde de kans op typefouten.
• Het kostte 1,5 FTE aan capaciteit om de orders dagelijks te verwerken.

De druk op de operatie nam toe en de kans op fouten werd groter, terwijl klanten juist behoefte hadden aan een betrouwbaar en soepel bestelproces.

Aanpak

Automify ontwierp en implementeerde een klantportaal waarin RCCS-klanten eenvoudig hun bestellingen kunnen plaatsen. Het portaal verving de oude Excel-template volledig en zorgt voor een duidelijke, gebruiksvriendelijke interface.

De belangrijkste stappen:

• Portaalontwikkeling – een toegankelijke online omgeving waar klanten hun bestelling zelf invoeren.
• Validatie en controles – het portaal controleert automatisch op fouten of ontbrekende gegevens voordat een order wordt verstuurd.
• Automatische koppeling – de bestellingen worden rechtstreeks als order verwerkt in Exact Globe, zonder handmatige tussenkomst.

Hierdoor werd de keten van klant → bestelling → orderinvoer volledig geautomatiseerd.

Resultaat

De impact van deze oplossing was direct merkbaar:

• Tijdsbesparing: de inzet van 1,5 FTE voor handmatige invoer werd volledig geëlimineerd.
• Minder fouten: automatische validaties voorkomen incorrecte bestellingen.
• Betere klantervaring: klanten werken met een gebruiksvriendelijk portaal in plaats van omslachtige Excel-templates.
• Schaalbaarheid: het portaal maakt RCCS klaar voor groei, zonder dat extra personeel nodig is voor orderinvoer.

Dankzij het nieuwe klantportaal heeft RCCS zijn bestelproces drastisch verbeterd: sneller, foutloos en schaalbaar. Automatisering leverde niet alleen directe kostenbesparing op, maar ook een betere ervaring voor klanten en medewerkers. Wil je weten hoe jouw organisatie vergelijkbare processen kan automatiseren? Plan een gratis Automation QuickScan. Samen brengen we de quick wins in kaart en laten we zien hoe automatisering direct waarde oplevert.

‍